وی می‌دانست که اسلایدها زمانی بیشترین تأثیر را دارند که به جای انتقال اطلاعات، داستانی را روایت کنند؛ به همین دلیل ارائه‌هایی ساده، زیبا و تصویر محور تهیه می‌کرد. این اسلایدها پیام او را تکمیل و تقویت می‌کردند و هرگز موجب پرت شدن حواس مخاطبان از موضوع اصلی نبودند.

لازم نیست که حتما استیو جابز باشید تا یک سخنرانی عالی از خود به نمایش بگذارید، اما قطعا به اسلاید‌هایی بی‌نقص نیاز خواهید داشت. این اسلاید‌ها پیامی قدرتمند درباره‌ی ایده‌ها و برند شما به مخاطب منتقل می‌کنند، پس باید درست و صحیح ساخته شوند. در این مقاله، اصول ساخت پاورپوینت حرفه ای را برای‌تان توضیح می‌دهیم و به شما می‌گوییم که چطور می‌توانید ارائه‌های بصری کاملی داشته باشید که اسلایدهایش بین مخاطب و پیام شما ارتباط برقرار می‌کنند.


سادگی؛ اصلی‌ترین عنصر ساخت پاورپوینت حرفه ای

این جمله که «یک تصویر، ارزشی بیشتر از هزاران کلمه دارد» به این دلیل معروف است که مغز انسان اطلاعات را زمانی که با تصویر همراه باشد بهتر پردازش می‌کند. این بدین معناست که وقتی شما از اسلایدهای ساده و همراه با تصاویر استفاده می‌کنید، از پیام‌تان حمایت می‌کنید و مخاطب‌تان راحت با اطلاعاتی که منتقل می‌کنید، ارتباط برقرار می‌کند.

با این حال، اکثر افراد به اشتباه از تعداد زیادی اسلاید استفاده می‌کنند یا اسلایدهایی تهیه می‌کنند که پر از کلمه و بسیار پیچیده است.

این نوع اسلایدها می‌توانند اثری منفی بر ارائه‌ی شما داشته باشند. به مثال‌های زیر توجه کنید:

مثال ۱
تلاش می‌کنید هیئت مدیره را قانع کنید تا از ایده‌ی یک محصول حمایت کنند. اسلایدهای شما پر از نمودارها، اعداد و متن است و اعضای هیئت مدیره بیشتر زمان خود را به جای گوش دادن به شما، صرف خواندن اسلایدها می‌کنند. نتیجه؟ شما قادر به ایجاد یک ارتباط موثر نیستید و اشتیاق شما برای این پروژه به آنها منتقل نمی‌شود. آنها به اتفاق آراء رأی می دهند که از ایده‌ی شما حمایت نشود.

مثال ۲
در حال توضیح خدمات شرکت‌تان به یک مشتری بالقوه هستید. زمان زیادی برای درست کردن اسلایدها گذاشته‌اید و از رنگ‌ها، تصاویر متحرک و فونت‌های متنوع استفاده کرده‌اید. با این حال، اسلایدها آنقدر پیچیده هستند که مشتری شما در فهم آنها به مشکل می‌خورد. او در حالی جلسه را ترک می‌کند که به شدت احساس خستگی می‌کند و از برقراری ارتباط با شرکت شما خودداری می‌کند چرا که به طور ناخودآگاه می‌ترسد که همکاری با شرکت شما در آینده نیز همین قدر خسته‌کننده و طاقت‌فرسا باشد.

مثال ۳
در حال ارائه برای اعضای بخش خودتان در شرکت هستید تا کارهای خوب‌شان را برجسته کنید. می‌خواهید به هر کس جداگانه بپردازید، پس اسلایدی می‌سازید که با جزئیات تمام موفقیت هر فرد را توضیح می دهد. بخش شما دارای ده‌ها کارمند است و در پایان، تیم شما بیشتر به فکر خارج شدن از جلسه است تا توجه به نتایج درخشانش.

حال تصور کنید که اگر از اسلایدهایی ساده و جذاب استفاده کنید چه خواهد شد. به جای افزایش سردرگمی یا خستگی، اسلایدهایتان ارتباطی مثبت با مخاطب برقرار خواهند کرد. افراد ممکن است دقیقا به یاد نیاورند که شما چه گفته‌اید، اما تصویری قوی را به یاد خواهند سپرد. آنها احساسات مثبتی که در حین ارائه‌تان تجربه کرده‌اند را به خاطر خواهند آورد و با برند‌ شما ارتباطی واضح و هوشمندانه برقرار می‌کنند.

نکته
زمانی که نتیجه تاثیرگذار باشد. مشتریان جدیدی به دست خواهید آورد، همکاران‌تان را قانع می‌کنید که براساس ایده‌های شما پیش بروند و به خاطر کار جدی اعضای تیم‌تان شناخته خواهید شد. به طور خلاصه، خاطراتی مثبت از خود در ذهن افراد به جای می‌گذارید که حتی تا سال‌های متمادی پا برجا می‌مانند. در ادامه با اصول ساخت پاورپوینت حرفه ای آشنا می‌شوید.


۶ نکته برای ساخت پاورپوینت حرفه ای

وظیفه‌ی اسلایدهای شما تنها یک چیز است:‌ پشتیبانی از ارائه‌تان. با این حال، برای اینکه اسلایدهای‌تان کارشان را به خوبی انجام دهند باید مقدار قابل توجهی زمان، خلاقیت و تلاش صرف کنید. نکاتی که در ادامه می‌آید در ساخت پاورپوینت حرفه ای به شما کمک می‌کنند. همچنین با رعایت آنها بهترین بهره را از زمان ارائه‌ی خود خواهید برد.


۱. انسجام را حفظ کنید

یکی از اشتباهات رایج، انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های متفاوت برای هر اسلاید است. این کار می‌تواند مخاطب را سردرگم کند و توجه او را از پیام‌ شما دور کند. در ساخت اسلایدها یکسان عمل کنید و از یک طرح کلی برای ساخت‌ آنها استفاده کنید.

ابتدا، رنگ‌ها را به دقت انتخاب کنید، چون رنگ بر حالت و لحن ارائه‌ی شما تأثیرگذار است. همچنین به فضایی که در آن قرار است ارائه دهید فکر کنید. اگر اتاق تاریک باشد (با چراغ‌های خاموش)، رنگ پس‌زمینه را تیره‌تر مثل آبی تیره، مشکی یا خاکستری با رنگ متن سفید یا روشن انتخاب کنید. اگر اتاق روشن است (با چراغ‌های روشن یا نور کافی) پس‌زمینه‌ی سفید یا روشن و رنگ متن تیره یا سیاه انتخاب‌های بهتری هستند.

همچنین باید رنگ را با حالت و پیام ارائه‌ هماهنگ کنید. رنگ‌های روشن انرژی و هیجان را منتقل می‌کنند، در حالی که رنگ‌های تیره‌ جدی‌تر و محافظه‌کارانه هستند. سعی کنید رنگ را براساس موضوع‌تان انتخاب کنید.

نرم افزار PowerPoint در ویندوز و Keynote در اپل، کاربردی‌ترین نرم‌افزارها در ارائه هستند. این‌ نرم افزارها دارای قالب‌هاو ابزارهای کاربردی هستند و اغلب افراد با طرز کارشان آشنایی دارند. با این حال، ابزارهای جدید ارائه‌ مثل PREZI که بر بستر اینترنت قرار دارد، ممکن است ویژگی‌ها یا قالب‌هایی داشته باشند که برای مخاطب‌تان تازگی دارد و باعث اثربخشی بیشتر ارائه‌ شود.


۲. به فرهنگ توجه کنید

برای ساخت پاورپوینت حرفه ای و قدرتمند، باید مخاطب خود را به خوبی بشناسید. مخصوصا اگر قرار باشد در مقابل گروهی ارائه دهید که از نظر فرهنگی متنوع هستند.

برای مثال، همه افراد حاضر در سالن باورها و ارزش‌های فرهنگی یکسانی ندارند و ممکن است استفاده از تصویر، عبارت و یا موضوعی خاص را توهین‌آمیز یا زننده تلقی کنند. زمانی که در حال طراحی اسلایدهای‌تان هستید، از تصاویر و عکس‌هایی استفاده کنید که بازتاب‌دهنده‌ی فرهنگی باشد که قرار است با آن صحبت کنید. اگر در یک گروه با تنوع فرهنگی صحبت می‌کنید، باید تصاویری به کار ببرید که این تنوع را نشان دهند.

همچنین استفاده از کلمات تخصصی یا اصطلاحات دشوار ممکن است باعث گیج شدن مخاطب شود. بنابراین از تصاویر و عبارات ساده استفاده کنید.


۳. از تصاویر هوشمندانه استفاده کنید

یکی دیگر از نکاتی که برای ساخت پاورپوینت حرفه ای باید در نظر بگیرید، استفاده از تصاویر هوشمندانه است. استیو جابز در زمان رونمایی از مک‌بوک اِیر، فقط باید نشان می‌داد که این لپ‌تاپ جدید چقدر کوچک است. مسلما در یاد مخاطبان نمی‌ماند که اندازه‌ی آن چقدر است، چون اعداد ارتباط احساسی با مخاطب برقرار نمی‌کنند. در عوض، جابز نشان داد که این لپ‌تاپ به سادگی در یک پاکت نامه‌ی استاندارد جا می‌شود. این روش بسیار قدرتمندی برای نشان دادن اندازه‌ی این محصول بود.

این نوع خلاقیت در زمان انتخاب عکس بسیار ضروری است. احتمالا مخاطب‌ شما تا به امروز تصاویر متحرک بد و عکس‌های بی‌کیفیت زیادی دیده است. از طوفان فکری، خلاقیت و رویکردهای هوشمندانه برای تصویرسازی‌هایتان استفاده کنید و به دنبال تصاویر یا توضیحاتی باشید که داستان را به شکلی غیرمستقیم بیان می‌کنند.

عکس‌هایی که با فکر انتخاب شده باشند، مخاطب‌تان را درگیر نگه می‌دارد، حرفه‌ای‌ بودن شما را تقویت می‌کند و اثری ماندگار خواهد داشت.


۴. داده‌های پیچیده را ساده‌ کنید

زمانی که با داده‌های پیچیده یا حجم بالایی از اطلاعات سروکار دارید، از قرار دادن همه‌ی آنها در یک اسلاید خودداری کنید. چرا که ممکن است مخاطب‌تان برای درک همه‌ی مطالب دچار مشکل شود. به جای آن، اطلاعات را خلاصه کرده و در چند اسلاید قرار دهید.

می‌توانید خلاصه‌ی اطلاعات را در یک صفحه به هر مخاطب بدهید تا بتواند از نزدیک داده‌ها را ببینید. این نکته به خصوص زمانی که در حال ارائه برای افراد تحلیلگری مثل مهندسان، دانشمندان یا متخصصان مالی هستید، بسیار مهم است. آنها یاد گرفته‌اند که نسبت به داده‌ها شکاک باشند و این برگه‌ی خلاصه به آنها اجازه می‌دهد تا دقیق‌تر داده‌ها را بررسی کنند. این توجه به نیاز مخاطب نشان‌دهنده‌ی حرفه‌ای بودن شماست و باز هم از پیام‌تان حمایت می‌کند.


۵. سادگی را حفظ کنید

هر اسلاید باید بر روی یک ایده یا مفهوم متمرکز باشد. این کار به مخاطب اجازه می‌دهد تا آنچه که می‌خواهید به وی منتقل کنید را سریع متوجه شود. متن‌ خود را به حداقل برسانید (۱۰ کلمه یا در صورت امکان کمتر) و هر زمان که ممکن بود برای انتقال پیام‌ خود از تصویر به جای کلمات استفاده کنید. برای مثال، به جای نمایش فهرست تغییرات، از نمودار استفاده کنید. هر اسلاید باید بین ۳ الی ۴ ثانیه پردازش شود. اگر بیشتر از این زمان طول بکشد، احتمالا بیش از حد پیچیده است.

بد نیست که در زمان قالب‌بندی ارائه، از یک ساختار مشخص استفاده کنید. مثلا بر سند یا فرآیندی متمرکز شوید که مخاطبان با آن آشنا هستند، این کار به آنها کمک می‌کند تا بین محتوای شما و دانش‌ قبلی‌شان ارتباط برقرار کنند.

تا حد امکان از ارائه‌ی لیست‌ها خودداری کنید، چون لیست‌ها کار را برای قرار دادن چندین ایده در یک اسلاید راحت می‌کنند و این کار می‌تواند مخاطب را خسته کند. اگر نیاز به استفاده از لیست دارید، از جملات استفاده نکنید؛ در مقابل، به سادگی، واقعیت، آمار یا ایده‌ای که می‌خواهید به مخاطب منتقل کنید را بنویسید. سپس از داستان‌تان برای آموزش مخاطبان در مورد اینکه این‌ها چه معنایی دارند، استفاده کنید.

مثال:
مثال ضعیف: این اسلاید شامل تعداد کلمات زیادی است. مخاطب‌تان زمان زیادی را به جای گوش دادن به شما، صرف خواندن آن می‌کند.

مثال خوب: این اسلاید فقط به ایده‌های کلیدی اشاره می‌کند.

برای ساده‌سازی بیشتر عبارات در اسلایدها، کلمات کلیدیِ هر جمله را برجسته کنید.

سپس، به طراحی اسلایدهای خود نگاهی بیندازید. هدف، استفاده از زمینه‌ی ساده و مقدار زیادی فضای خالی است:‌ این کار به تمرکز چشم مخاطبان بر روی پیام شما کمک می‌کند. از تزئین اسلایدها با تصاویر پس‌زمینه، لوگو یا طرح‌هایی که باعث حواس پرتی مخاطب می‌شوند، خودداری کنید.

در آخر، زمانی که نیاز به توجه کامل مخاطب دارید، سعی کنید از اسلایدهای خالی استفاده کنید؛ یک اسلاید خالی برابر با یک توقف است و هیجان، کشش و توجه به واژگان‌تان را بیشتر می‌کند.


۶. آماده باشید

بسیاری از افراد، زمان مورد نیاز برای کسب آمادگی برای سخنرانی را دست کم می‌گیرند. آنها روزهای زیادی را صرف ساختن محتوا و اسلایدها می‌کنند، اما فقط چند ساعت را به تمرین اختصاص می‌دهند. اجازه دهید تا زمان آماده‌سازیِ بیشتر، پیام‌تان را قوی‌تر کند و باعث ایجاد اعتماد به نفس کامل در زمان ارائه در شما شود.

زمانی که در حال تمرین ارائه‌ی خود هستید، از اسلایدهای‌تان استفاده کنید. شما باید بتوانید با نگاهی سریع به اسلاید، بفهمید که قرار است چه بگویید.

توصیه

اگر آن‌قدر اعتماد به نفس ندارید که خودتان اسلایدها را بسازید، این کار را به یک فرد حرفه‌ای بسپارید. وقتی کارهای زیادی دارید و دانش فنی لازم برای ساخت پاورپوینت حرفه ای و مناسب ارائه‌تان را ندارید، این گزینه بسیار هوشمندانه است.

اگر این کار را انجام دادید، در مورد جزئیات پروژه کاملا شفاف باشید، اهداف‌تان برای ارائه را مشخص کنید و ضرب‌الاجلی تعیین کنید که به شما زمان کافی را برای بازبینی و اضافه کردن موارد ضروری بدهد.

منبع: سایت چطور